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February 01, 2016

国际会议专家联盟(MPI)日前发布的会议展望调查显示,2016年,参会人员预计将增长2.7%;而据美国运通《2016年全球会议及活动预测》显示,预算增长较为保守,为1.9%。美国运通会议和会务部副总裁兼总经理Issa Jouaneh 表示:"2015年的口头禅是少花钱多办事,2016年将是预算微增,需更努力。"以下是2016年需要关注的6个行业趋势:

酒店抢占上风

在后经济危机时期,北美地区的酒店今年将在议价方面占据上风。根据CWT会议与活动部门《2016年度会议与活动预测报告》显示,酒店房价今年将增长4.3个百分点,美国运通的预测是4.2%。全球商务旅行协会(GBTA)《2016年全球旅行价格展望》指出,2015年,北美新增酒店客房10万间。需求增幅将是供给的4倍,每名参会者的日均花费预计将增长4.5%。对执行会议的企业买家而言,在卖方市场中与酒店议价将是一个巨大的挑战。更糟的是,MPI的报告指出,一些会议策划者发现,酒店并未如期履行合同条款中承诺的客房供应。

交付周期更趋紧张

随着卖方市场走强,会议策划者需要付出更多努力,促使会议主办方更早确认。据美国运通的预测,接受调查的会议策划者认为,2016年,北美地区的交付周期将会是18周,远远早于欧洲的7周、亚洲的8周、中南美洲的6周。与之不径相同的是,全球酒店业者预测的平均交付周期仅仅为4周。在许多热门目的地城市,酒店供给跟不上需求,因此在确保会议场地方面需要打出相当的提前量。

餐饮更加健康,价格水涨船高

在面对餐饮预算的时候,会议策划者则显得更没底气。全球商务旅行协会基金会预测,与会者希望策划者紧跟高端和健康餐饮的潮流,餐饮将继续成为成本抬升的主要推手。CWT的报告指出,减少餐饮选择并不会降低餐饮成本,例如以直饮水代替瓶装水。家常菜式流行,这种趋势倒是有助于控制成本。

会议变身为体验

参会者的预期正在发生变化,他们不仅仅关注展会和餐食,而是更期待一种体验。除了教育论坛,现在的展会还要有放音乐的休息室、主题派对等等,要让与会者感觉到吸引力。Successful Meetings杂志所做的《2016年趋势调查》也佐证了这一点--2016年,要使会议更具效果,需要创造一种充满吸引力的会议体验。国际会议中心协会(IACC)的专家表示,人们对体验式学习的需求增长显著。需要通过团队建设活动和体验式学习让参会者有融入感,比如组织烹饪比赛等。

手机应用程序更受关注

手机应用程序无处不在。美国运通调查发现,手机应用程序主要目的是提升参会者关注度(29%),提升交流水平(27%),发布行程变更和紧急信息(15%),发送电子文档(10%)。调查发现,只有8%的会议利用应用程序来评估总体活动效果。这些主要是创新活动组织者。活动管理软件可以帮助会议策划者收集数据,做出更加精明的决策。2016年,相关活动程序将进化成为智能数据分析平台。这是一个数据"金矿",包涵了参会者的喜好、兴趣、活动等,除此之外,还可以基于与会者的个人需求提供定制化的营销内容,由此让活动更加完美。

虚拟会议和混合型会议增加

2016年,虚拟会议科技的使用量将有所增加。Successful Meetings杂志的调查显示,三分之一的受访者在2016年计划举办更多虚拟会议。而计划减少此类会议的只有2%。这在所有会议类型中是增幅最高的。

其次是混合型会议,近17%的被调查者计划增加混合型会议,计划减少的也只有2%。

美国运通表示,会议策划者举办此类会议的首要原因是受众更广、成本更低、减少旅行支出。调查同样发现,只有17%的会议策划者称其所在企业有清晰的虚拟会议政策和战略。网络直播间(webinar)和虚拟会议对于简短沟通非常有效,但人们专注的时间最多为30-45分钟。而特定场合举办的正式会议中,人们不容易分散注意力。如果是沟通会、头脑风暴这种活动,面对面交流通常比在线交流更有效。