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by 王新胜 欧阳方子 | February 01, 2016

大浪淘沙,市场竞争演化之下,专业、合规的第三方服务公司越来越受到买家青睐。与会议相关的服务费应该怎么收?行业是否有必要为此设定最低标准?企业更看重服务还是费用本身?让我们倾听一下买家的心声。

赵爽  GE ALSTOM间接采购经理

目前业内做会议服务的供应商比较多,竞争很激烈。这其中水平参差不齐,收费标准不尽相同。我们通常的做法是通过竞标的方式选出几个指定供应商,在签订全年框架服务协议之时,同供应商协议一个固定的服务费用比例,如整体费用的10%。当然,考虑到供应商数量较多,为了便于整体供应商管理和成本控制,我们会设定一个目标比例,把选定的供应商尽量都谈成一个收费模式和收费标准,这样做也是比较"一劳永逸"的做法。当然,如果个别供应商收费达不到这个设定的目标,我们也会允许有例外,但尽量贴近目标收费标准。

一般来说,我们在每次策划一个活动的初期,都会有一个整体预算,这其中也包括会议服务费部分,通常这部分的预算是包含在第三方费用当中。也就是说,在每个会议最初构想阶段,已经对整体费用有一个把控,但是从买家的角度讲,我们不会在筹划阶段就对具体服务费多少设定一个标准,因为毕竟服务费只是整个会议开销的一小部分。

而且我认为设定一个最低标准意义不大。每次活动会因为性质,规模,地点不同等因素对供应商有不同需求,如果想通过设定最低标准达到控制成本的目的,建议可以设定一个大概服务费用区间,如服务费用整体不超过总花费的10%-15%等。当然,也可以和供应商在框架协议中约定一个全年固定的收费比例。可以肯定的是,在选择酒店和会务公司时,费用和服务都必须要考虑。可能你会觉得采购人员更看重节约成本,其实不然。当我们通过竞标拿到几份供应商的报价的时候,我们会从多方面衡量一个报价是否合理。

服务一定会排在费用前面优先考虑。一个好的会议的举行,必须要以保证服务为前提。而服务好不好是体现在细节上的,也就需要供应商付出足够的人力支持。再说到目前的服务费用,大部分都是人工成本,而国内的人力成本趋于逐年上涨,这也就造成了服务费用呈上升趋势。所以对买家来说,我们就需要去平衡服务和费用。通俗点说就是平衡性价比。所以,如果一定给这两者一个权重,我认为费用49%,服务51%。

徐锐  虎扑体育战略市场部品牌经理

我们目前使用的主要还是偏广告公司类的会务供应商,主要负责活动策划和执行,很少涉及到诸如售卖门票、邀请嘉宾或招募参会者方面的工作。同时,包括会议活动交通接驳、现场及住宿接待等方面的工作也大多直接由我们自己的员工负责。一方面,虽然部分会务公司或供应商有时也会帮忙,但大多会额外计入服务费,且我们的会议活动大多邀请的是自己的B端或C端客户,出于预算和效率的考量,这部分工作便常常自己包揽;另一方面,虎扑体育自己也有乙方业务,在公关、询价方面,我们所拥有的资源不见得比会务公司或相关供应商少;而在嘉宾邀请方面,身为甲方的我们相对而言在专业领域也更容易邀请到重量级的嘉宾到场。场地方面,会务服务公司或供应商通常会在前期给出一些场地和价格的建议,但我们有时也会依照不同情况对相应的场地方打听和询价,倘若供应商的建议价格并无优势,我们自己便会与场地方进行协商和签约。但今年虎扑将会在年中举办的大型活动将会开始尝试招商以及售卖门票。

对于虎扑而言,基本的会务服务能力,如交通接驳、注册接待等,并非我们对会务服务公司主要考察的点--这些事情我们找专门的业务公司、或是自己多出一些行政人员也能够解决。对我们来说,最关键的是重磅嘉宾的邀请。这是我们希望专业服务商能够为我们"补"上的"板"。然而,就我目前接触过的会务公司来看,他们很少达到我们的期望,且这并非预算高低能够轻易改变。价格方面,就我自己的经验而言,大多数情况下"一分钱一分货"的确是硬道理。通常来说,第一次的报价肯定是不够合理的,但经过双方的沟通和协商之后,最终应该都能够达到我们预期的价格标准。很多时候,对于价格高低的评估也取决于决策者的专业度。例如:不同规格和材质的物料也许在单价上相差甚远,呈现出来的效果和质感却不见得能够为大多数人所辨别。懂行的人会看出值当之处,而若非专业市场或会务业者,或者不太关注细节的人或许会认为"不值当"。这也是许多公司更愿意选择熟识的会务服务公司或供应商的原因之一,他们在协商好的价格基础上更可能出于交情之故而额外选取一些材质更加"超值"的东西。当然,价格虚高的情况也是存在的,一定程度上也取决于甲方的预算情况,但大多数硬件价格市场行情比较一目了然,因此报价"水分"严重的情况应该只占极少数。至于所谓的标准价格或是最低价格,在我看来似乎总是"无用功"。

至于价格和质量的平衡,就我的经验而言,我用过的最满意的会务服务商/供应商并非是最便宜的。虎扑常用的供应商之所以能够持续受到青睐,绝非因为价格最低--事实上,他们的价格水准算是中等偏上,而是因为双方的契合度和信任度高。一方面,供应商的执行力极强,对于许多项目的推进他们甚至比我们还要急;另一方面,双方比较相熟,因此沟通成本很低,有任何意见或建议都能够迅速有效地沟通。双方多年的协作也使得彼此有很高的信任度,我们能够感受到他们会真正为甲方的利益着想。因此,我们宁愿"多花点钱"。