share
July 20, 2016

会议策划是世界上最难做的工作之一。幸运的是,现代有各种各样的工具可以让您的工作更加轻松。以前,您可以像21世纪规划师那样计划,但是,根据会议软件公司Social Tables最近发表的一篇文章《像现代会议策划者一样思考的10种最佳方式》,您必须学会以下思考方式:

10.像英雄一样思考

Social Tables说:"没有办法去教这一点,但根据经验,最优秀的现代策划师会变得更善于独立思考。为什么您总是觉得好像那件没有备份计划的事情,正是唯一出错的事情?英雄策划者可以把大败变成小胜。"

9.让活动回归环保

Social Tables说:"2016年,请做好您的本职工作,并咨询绿色活动项目或您合作的场馆内能够利用的可持续性替代品。实际上,这可以成为活动的一个巨大卖点。如果您在设计活动体验时,考虑到了可持续性,请进一步发扬这种精神。"

8.永远不要停止学习

Social Tables说:"为学习而投资。您把所有的时间花费在将人们聚集在一起庆祝、建立联系,或者进行自我教育。而您为提高活动质量做了什么?请记住:学习是发生在您的舒适区之外的事情。不要只依靠过去的经验,把您的时间奉献给一家行业组织,或者报名参加一些能够对您产生影响的活动和贸易展览。"

7.寻求帮助

Social Tables说:"现在是时间进行点角色转换了。您习惯了尽可能满足客户要求,但是,要确定的一点是,您也可以请求合作伙伴为您多做些努力。例如,让您的视听设备供应商参加决策过程,让您的合作伙伴加入实地考察,他们可能会注意到您通常会忽略的细节。"

6.查找可信任的酒店并扩展社交圈

Social Tables说:"策划者花费那么多的时间进行实地考察,主要原因是在某个特定城市,他们并不总是有可以信任的场地或联系人。您可以继续花时间亲自审核会议场所,但是您最好积极探索新的人脉,他们已经有了您想要的答案。找到一名您信任的指导者,或作为一名学员进行学习。在这个行业,人脉意味着一切;不要羞于请人引荐。"

5.列出清单并习惯这种做法

Social Tables说:"如果您正在阅读这篇文章,您可能喜欢按照清单、要点和活动项目进行思考。但是,可能不是每一个参与策划过程的人都这样做了。分配任务时,让您的团队以列表的形式复述要求,以确保没有任何误解。"

4.鼓励图片分享

Social Tables说:"您如何知道您设计的活动是否令人难忘?有一种方法是看与会者是否在社交媒体上分享照片或使用您的活动标签。设计活动时要鼓励社交媒体上的互动。例如,创建一个弹出式照片亭,或者把Instagram的商标张贴在整个会场以号召人们分享图片。构思活动设计时,请记住,活动中的一切都是照片背景。"

3.释放内心的人类学家

Social Tables说:"在全国或世界各地各大城市管理活动意味着您要对那个城市的文化和人们有一定的了解。比如,在洛杉矶策划一场活动,您最好对交通状况有所了解。要考虑活动举办城市的性质和人口构成,以避免任何严重疏漏。选择目的地时要意识到它传达的信息。与该地区的会议观光局(CVB)合作,把当地的社会文化融入您的活动主题。"

2.要有创意

Social Tables说:"我们把时间和精力投入到活动的设计中,因为体验很重要。要通过从活动之外的世界寻求灵感来保持创造力。您可以依靠创意合作伙伴,像视听设备供应商、办公家具供应商和负责活动视觉效果的设计师。要敢于质疑他们并对每一个设计细节精益求精。"

1.充分利用数据

Social Tables说:"您做出的每一个决定都应该有数据支撑。这意味着作为一名策划者,您需要确定量化和从自己的努力中学习的方法。从衡量净推荐值(NPS)和完成超越舆论和趣闻轶事的调查问卷开始吧。用量化指标帮您做出决定有实实在在的成效。"