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July 20, 2016

技术不断改变团队的工作和合作方式。商业世界的改变才刚刚在远程人力资源和外包中体现。这些变化使虚拟会议比以往任何时候都更加重要。毕竟,在商界让团队成员在同一时间共同讨论工作还是一个巨大的挑战。

距离之外的因素已经使旧的会议规则遭到淘汰。作为管理者,您需要想办法鼓励远程工作人员参加虚拟会议。这样做能够进一步发挥远程员工的作用,使他们不只是听从指示。要想使每个人都参与到一项计划或项目中就需要开发新技能、利用新技术。以下几条建议将帮助您成功举办与远程员工的虚拟会议。

利用合适的技术

虚拟会议往往缺乏传统会议中员工能亲身体验的活力和个人感受。视频会议改变了这一点。这项技术除了不再需要昂贵的设备,还使召开有效的虚拟会议成为可能。类似地,使视频会议变得简单的App比比皆是,如网络电话(Skype)和会易通(GoToMeeting),它们能提供和谷歌视频群聊(Hangouts)一样简单的解决方案。收集数据和激发创意的工具支持企业所需的各类会议。不管您的会议旨在解决问题还是做出决策,您都需要找到能够实现这一过程的适用技术。

和远程员工举行虚拟会议之前,一定要首先明确目标。一旦您知道想通过会议来实现什么,您就可以选择能制定那些目标的适用工具,但是需要仔细评估市场上能利用的所有会议工具。

此外,您应该始终有一个备份计划。互联网连接和计算机可能会毫无征兆地出错,所以要有应急设备和连接可用。如果不这样做,您的虚拟会议将冒着浪费大量时间的风险。

谨慎安排会议日程

避免虚拟会议出现问题从合适的日程安排开始。确保每个人都知道会议时间,且没有时间冲突。一旦远程员工忘记开会,您就会发现这比在传统的工作环境中找到他们困难多了。

要始终有一个具体的会议日程安排,在推进计划之前确保所有参与者已确认能参加会议。远程工作人员通常生活在不同的时区,所以您需要明确指出使用的时区。安排会议时,还要确保遵守公司的远程办公政策。如果办公时间以外,并未要求远程员工必须待命,就不要把会议安排在那段时间。

此外,您还需要控制与会人员的人数,以避免产生过多的干扰和系统过载。许多情况下,您要把与会人员控制在5个以内才能获得最佳效果。这样做还能保证会议质量,有助于系统高效运行。

与会人员非常有限的会议通常能为参与者提供更好的体验,因为它们使与会人员有更多的时间进行互动,更充分地参与其中。较小的规模也有利于创造更加个性化的文化氛围,这样人们能够更加熟悉彼此。

提前准备议程表

商务会议有时会偏离预期主题。虚拟会议也有同样的倾向。一群人互相交谈,他们可能在会议本不打算讨论的问题上纠缠不休。要想杜绝这种现象,您可以在会前确定议程。

了解观众是谁,确定目标,并决定哪些信息将被分享。然后确保在会前向所有与会人员分发了议程表。告知与会者会议目标,并说明你希望紧贴主题,这样他们就能在之后的讨论中保留其他问题。

在会议开始前,把所有登录信息,如密码和网站链接,交到与会者手中。这样能帮助参与者准备必要的软件和硬件设备,使他们的参与有意义。鼓励与会人员至少提前15分钟登录在线会议,以避免连接问题造成的延误。

激发员工参与积极性

如果日常运营中,您觉得雇用和管理远程员工十分艰难,那么鼓励他们参加虚拟会议时,您可能也会遇到问题。在家或第三方办公场所工作的人很容易分心和走神。要通过让他们参与其中来克服这类问题。

例如,提问、进行投票和头脑风暴活动等可以防止员工在会上聊天或回复电子邮件。部分与会者"多任务处理"的状态会影响会议效果。

要求每一位与会者在会议期间都要发言,这样他们就有动力关注会议进展。如果与会者知道他们扮演着重要角色,就会为之准备。让员工在会议中扮演一定的角色也会他们带来价值感,给予他们实践新技能的机会。

您可以通过指派员工主持会议,或做会议记录来使他们保持专心。他们需要使会议按计划进行或稍后要给出总结,这些责任将会使他们在整个会议中集中精力。您还应该留出一些时间,以供与会人员提出后续问题,对稍后的回顾做出反馈。

必然结局

与远程员工举行虚拟会议,使您有机会了解员工、集思广益、讨论项目和解决业务问题。不管与您共事的是全职员工还是自由职业者,虚拟会议将让每个人都能了解到影响工作的最新问题。把大家召集到网络空间,召开一次高效会议,不仅能提高生产率,还能提升您作为一名称职的经理人的威信。