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December 28, 2016

活动策划人和会议组织者经常把他们的主要精力放在制定出时间紧凑的日程表,最大限度地塞满会议和交流机会。但绝大多数参会者在旅途中仍在工作,这意味着他们需要和公司,还有家人保持联系。与平时相比,他们更需要安静的空间来恢复精力,完成个人工作,打私人电话或与人会面。

温哥华会议中心销售部主管Chris Gowe说:"我们要认识到,我们不是在酒店,而是在成人教育业,我们需要清楚前厅如何布置才能有利于在会议空间举行活动。"该中心已经与来自Steelcase活动体验(Steelcase Event Experiences)的一些策划师进行合作,以重新调整空间布置的重点。"我们在这栋楼里的一些空间尽管看起来赏心悦目,却只是人们经过的一个地方。现在它们正被激活,成为一个停留区和活动场所。"Gowe说。

除了为与会者提供更多的私人工作空间,该中心还重新设计了一些类似的空间,在那里与会者可以聚集在一起,进行约会和互动。Gowe还说:"当我看到Steelcase公司为TED大会创造的体验时,我感到非常激动。现在,他们在帮助我们在会议室之外创造一个有吸引力和目的驱动型的空间。"

在温哥华会议中心一个典型的前厅区域,与会代表会发现在活动现场就能找到社交或磋商业务的创意空间。Steelcase公司业务发展经理Mary Cook说:"我们利用对空间广泛的研究和观察,帮助策划人员设计目的型的会议和活动环境,以便于与会者交流和学习。"他还说:"前厅是非常好的开放式学习(OSL)环境,还可以举行计划中的或临时会议。这里比较宽敞,充满自然光线,使人感到精力充沛。我们应该充分利用前厅的功能,来举办这些类型的活动。"

下面提供的是一些多功能空间的理念,可以纳入您的下一次活动或会议:

1.注重安静的区域

私密又安静的空间让人们在会议中心即可舒适地完成工作。要确保这些空间不被打扰,甚至禁止打电话。这样就能提供一个安静的工作空间,与会者可以在这里完成工作,快速发送一个邮件或只是稍作休息。

2.设计电话亭或电话专区

这些区域使人们可以避开人来人往、热闹繁忙的活动场地,打个私人电话。这不仅可以提升那些需要打电话的人的整体体验,对活动现场的人同样如此。

3.创建小型会议空间

通过利用特有的前厅区域,可以在现场建立用于社交或开展业务的创意空间。互相连接的工作台、休闲咖啡厅风格的展台和私人会议室,都可以用来改造未使用的空间,使其变成一个更个性化的交流中心。

4.越多样化越好

提供各种开放式和私人空间,不仅能适应计划中的会议,还能适应临时会议。这样可以向与会者显示出,你非常重视他们的体验,珍惜他们的时间。灵活多变、目的型和精心设计的空间可以让与会者不必提前在会议目的地预订房间。提供这些多样化的空间也能促进与会者之间进行有意义的交流。

"看到人们迅速接受了这些新的空间概念,真的很棒。他们可以在里面休息,也可以与同行会面,我们正在为未来的会议创造新的标准。"Gowe说。