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April 11, 2017

会议策划者在会议中花费大量的时间与员工、志愿者、供应商和会议赞助商打交道。但多数情况下,这些会议并没有收到应有的成效。下面6个简单的方法可以使小型会议更富成效、更加高效。

1. 重新布置环境。

会议室可能是一个不受欢迎的地方,特别在会议主题也没有什么开创性的时候。为了使参与者集中注意力和保持兴趣,您可以考虑在户外或者站着举行会议,而不是坐着。把人们带到他们舒适区以外的地方,有助于激发他们的创意。

2.把科技产品留在门外。

智能手机、笔记本电脑、平板电脑都是非常出色的商业工具,但随身携带这些产品也会非常令人分心。您可以通过严格要求禁止携带技术产品入内和鼓励人们参与无分心会议来增加互动。结果将不言而喻。

3.扔掉PPT。

如果使用恰当,PowerPoint演示文稿可以给人留下深刻印象,但大多数时候它们并没有,特别某个人站在前面读屏幕上的文字时。相反,您要鼓励人们就当前主题展开讨论,激励他们想出自己的解决方案,集思广益如何改进,广泛增加会议期间的互动。

4.速战速决。

会议经常超过其既定时间,主要是因为计划不当。漫谈式的会议导致思绪散漫,因为人们失去了注意的焦点。准备会议时,您要尽可能保持笔记简洁,以便以最高效的方式表达观点。您可以尝试设置闹钟来把握时间。开始可能会觉得令人分心,但对于让参与者紧扣主题来说,这绝对是一个有效的方式,并且,您很快就会习惯于遵守紧张的时间表。

5.引入局外人。

让同一个人谈论同样的话题会变得乏味。引入外部视角有助于触发有趣的交谈,激发在平时可能不会出现的创意。您可以寻找所在领域的本地专家或励志演说家,他们可以为您的团队提供一个新鲜视角。或者,邀请您的工作人员就他们专业的话题发言,不管是分享团队知识,还是在整个公司提高员工的演讲技能,这都是一个很好的方式。

6.牢记目标。

不知道预期目标是什么就开会,相当于还不会走路就想跑。您要提前设置目标,计划好如何实现它们,并建立一个时间框架,在这个框架内去完成它们。在会议结束时,您应该觉得似乎已经涵盖了计划要讨论的话题。